Rabu, 19 Juni 2013

Catatan Pesta Wirausaha TDA NGALAM 2013 (Bagian 1) : BUSINESS COACHING


Komunitas Tangan Di Atas Malang Raya (TDA Ngalam) baru saja melaksanakan acara akbar Pesta Wirausaha 2013, pada 15 Juni 2013 di Hall Hotel Pelangi Kota Malang Jawa Timur. Berikut kami sajikan ulasan singkat mengenai kegiatan tersebut. Jika ada kekurangan dalam catatan ini kami mohon maaf dan mohon koreksinya...semoga bermanfaat.


SESI 1 : "BUSINESS COACHING"
Bapak Fauzi Rachmanto
-     Presiden Komunitas TDA
-     Owner PT.SDGI (IT Consultant)
-     @fauzirachmanto

Seorang owner bisnis harus memiliki jiwa kepemimpinan, terutama terhadap karyawannya. Mindset pemimpin bisnis saat ini berbeda dengan mindset pebisnis di masa lalu. Jika di masa lalu pemimpin dianggap seperti LOKOMOTIF kereta api. Seluruh gerbong hanya bertumpu pada mesin pada bagian depan kereta api (lokomotif). Menurut hasil penelitian, kereta dengan sistem LOKOMOTIF maksimal dapat mencapai kecepatan hingga 150 Km/jam. Walaupun para ahli telah memperbesar kapasitas mesinnya, tetap saja kecepatan maksimal yang dicapai adalah 150 Km/jam. Jika dipaksakan melampaui kecepatan tersebut maka kereta api akan keluar dari relnya atau bahkan terguling.

Para ahli terus melakukan penelitian sehingga ditemukan desain kereta api yang mampu menembus kecepatan hingga 300 Km/jam bahkan lebih. Hingga saat ini kita bisa menyaksikan berbagai kereta api super cepat. Apakah RAHASIA dibalik penambahan kecepatan yang spektakuler tersebut?. Rahasianya terletak pada PEMBAGIAN BEBAN. Jika pada kereta model lama penggeraknya hanya pada bagian depan (lokomotif), maka pada kereta api modern penggeraknya ada pada setiap gerbong. Sehingga setiap gerbong memiliki kontribusi untuk menambah tenaga yang pada akhirnya menambah percepatan laju kereta api.

Meningkatkan Percepatan Bisnis
Sistem pembagian beban merupakan pembeda gaya kepemimpinan lama dan baru. Berikut adalah gaya kepemimpinan dalam meningkatkan percepatan bisnis :

1. Setiap karyawan / tim kerja adalah lokomotif.
Jika pada masa lalu setiap detail deskripsi kerja harus dirumuskan oleh pimpinan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan bahkan pemimpin ikut mengawasi pencapaian target kerja. Maka pada masa kini pemimpin harus mulai melibatkan karyawan dalam penentuan perencanaan kerjanya. Memandirikan karyawan secepat mungkin maka beban kerja akan terbagi secara proporsional.

2. Target kerja, Reward dan Punishment.
Ada kisah klasik dari nelayan JEPANG. Ikan tangkapan mereka yang masih hidup sering kali sudah mati ketika perahu sampai di pantai. Mereka memikirkan cara agar semua ikan tangkapan tetap hidup hingga sampai di tempat pelelangan. Kemudian mereka menemukan cara sederhana tersebut, yaitu dengan menempatkan hiu-hiu kecil pada kolam tampungan ikan yang ditangkap. Sehingga ikan tangkapan nelayan selalu berkejaran dengan hiu-hiu kecil tersebut yang menyebabkan mereka tetap hidup hingga dibawa ke pantai.

Hal demikian juga bisa diterapkan kepada para karyawan kita, dengan cara membuat “Hiu-hiu Kecil” yang menggerakkan kinerja tim. Apakah wujud riil dari hiu-hiu kecil tersebut? Wujudnya adalah TARGET KERJA, REWARD dan PUNISHMENT.

Sesuai dengan prinsip “Pembagian Beban” pada kereta api modern, maka target kerja pun akan ditentukan oleh karyawan itu sendiri. Ajaklah karyawan untuk mendiskusikan target kerja bulanan yang menantang. Tentunya pemimpin dan karyawan harus benar-benar tahu tingkat ketercapaian suatu target.

Langkah selanjutnya adalah menentukan reward dan punishment sebagai konsekuensi logis dari target kerja yang sudah ditetapkan. Jika reward dan punishment terlalu kecil ibarat “hiu” nya terlalu kecil, sehingga jika tergigit hanya terasa geli. Sebaliknya jika target terlalu besar maka akan menakutkan karyawan karena konsekuensinya terlalu berat.

Diskusikan dengan karyawan tentang berapa besar bonus yang diberikan jika target tercapai dan jenis hukuman apa yang akan diterima jika target tidak terlampaui. Misalnya jika target sales tercapai maka ada bonus sebesar 10% dari laba bersih dan jika tidak tercapai akan ada pemotongan gaji sebesar 5%. Jika komunikasi antara pimpinan dan karyawan terjalin baik sebelumnya, maka proses ini akan bisa dilakukan dengan jujur, santai dan penuh rasa kekeluargaan.

3. Pimpinan adalah pelatih (coach)
Bawahan atau karyawan sering kali dalam kondisi tidak tahu apa yang harus dilakukan (bingung). Tugas pimpinan adalah sebagai pelatih bagi karyawannya. Seperti halnya pelatih olah raga. Anda kenal Tiger Woods? Dia adalah pemain golf nomor 1 di dunia. Apakah dia memiliki pelatih? Tentu dia punya. Demikian juga karyawan, untuk memiliki karyawan yang berkinerja tinggi juga diperlukan pemimpin yang mampu melatih. Sehingga setiap karyawan mampu mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Tentu saja proses coaching ini membutuhkan kesabaran dan ketelatenan. Anggaplah para karyawan adalah atlit-atlit kelas dunia yang siap Anda orbitkan (ini istilah saya sendiri lho...hehehe ^_^ ).

Kebutuhan Karyawan
Apa saja yang sebenarnya dibutuhkan para karyawan dari pimpinannya. Berikut sedikit yang bisa saya sampaikan :

1. Skill
Keahlian (skill) adalah kebutuhan dasar dari keberadaannya di perusahaan Anda. Mereka dipekerjakan karena keahliannya bukan?. Akan tetapi kenyataan sering berkata lain. Terkadang para karyawan memiliki kemampuan yang tidak setara dengan kebutuhan perusahaan. Maka tugas pemimpin adalah membuat training & education system yang mampu menyetarakan kemampuan karyawan dengan kebutuhan perusahaan.

2. Remove fobia
Anda mungkin takut ketinggian, sementara orang lain mungkin takut dengan reptil. Fobia (ketakutan berlebih) bisa dialami siapa saja, termasuk para karyawan. Tugas pemimpin adalah menghadirkan suasana yang kondusif sehingga segala ketakutan dari masa lalu bisa hilag dari pikiran para karyawan. Misalkan ketakutan kepada atasan yang galak dan suka menghina, maka Anda bisa memposisikan diri sebagai pribadi ramah, terbuka dan bersahabat.

3. Motivate
Daya juang karyawan terkadang mengendur. Bisa karena kondisi kerja yang penuh tekanan atau juga permasalahan keluarga. Sebagai pemimpin tentunya harus memahami peihal tersebut dan bisa memberikan motivasi bagi para karyawan. Mereka butuh “obor” yang menghangatkan jiwa dan mengobarkan semangat mereka. Anda lah “MARIO TEGUH” bagi karyawan Anda (ini juga istilah saya).

4. Pemberi petunjuk
Ketika segalanya terasa gelap dan tanpa solusi, para karyawan membutuhkan seorang pemandu jalan. Untuk menentukan jalan yang baik dan buruk, untuk memutuskan mana yang boleh dan tidak boleh dan terutama untuk menentukan langkah terpenting bagi kemajuan perusahaan.

Coaching Area
Apa saja wilayah yang bisa dilatih oleh pimpinan :
1.    What (Apa)
WHAT (apa) merepresentasi dari “Apa yang harus dicapai seorang karyawan?”.
Pimpinan bersama-sama dengan karyawan harus bisa mendeskripsikan hal PENTING apa saja yang harus dicapai karyawan. Misalnya : Sales Target.

2.    Why (Mengapa)
WHY (mengapa) merepresentasikan dari “Mengapa karyawan harus mencapai tujuan tersebut?”
Pimpinan memberikan motivasi kepada karyawan sehingga ada proses internalisasi. Maka akan tumbuh kesadaran dari dalam diri mereka, bahwa pencapaian target juga berdampak langsung bagi kesuksesan karir mereka. Misalnya : Ada reward dari pencapaian sales target.

3.    How (Bagaimana)
HOW (bagaimana) merepresentasikan dari “Bagaimana pencapaian tersebut dalam diraih?”.
Rincian deskripsi kerja memberikan arahan jelas step by step. Sehingga target yang ditetapkan bukan hanya menjadi wawaca, tetapi benar-benar bisa diwujudkan.

Memimpin dengan COACHING SKILL
Telah banyak teori tentang leadership, berikut ini beberapa hal praktis tentang teknik kepemimpinan dengan sentuhan coaching skill (seni melatih).

1.    Active Listening
Ada yang berpendapat mendengarkan itu mudah, lebih sulit berbicara dengan karyawan. Pada kenyataannya banyak di antara kita bahkan belum mengetahui seni mendengarkan dengan aktif (active listening). Lalu apa bedanya dengan passive listening?

Pernahkan kita berbicara dengan seseorang dan kita merasa diacuhkan?. Lawan bicara kita mendengarkan tetapi penuh ekspresi kebosanan. Nah ini lah passive listening. Sedangkan active listening adalah mendengarkan dengan penuh konsetrasi sekaligus memberikan umpan balik yang tepat. Berikut tips nya :

a.    Perhatikan “kata kunci”
Dalam setiap kalimat panjang pasti ada KATA DASAR yang menjadi POKOK pembicaraan. Misalnya karyawan kita berkata :
“Pak, kinerja kawan-kawan di lapangan minggu ini sedikit menurun. Menurut hemat saya, sepeda motor mereka perlu diservice Pak. Apalagi mereka juga sering ngebut. Kan orderan lagi banyak-banyaknya”

Maka KATA KUNCI nya adalah “service sepeda motor”. Dengan mengetahui kata kunci tersebut arah pembicaraan akan lebih fokus.

b.    Lakukan “pharaphrasing”
Pharaphrasing merupakan proses mengungkapkan kembali kepada lawan bicara. Jika kita sudah menangkap kata kunci pembicaraan adalah “service sepeda motor”, maka tinggal kita ungkapkan kembali kepada mereka :
“Oh sepeda motornya butuh diservice. Oke segera dibawa ke bengkel ya”

Biarkan mereka mengetahui bahwa kita memperhatikan dengan seksama.

c.    Sampaikan “ekspresi positif”
Dua langkah di atas harus dilakukan dengan penuh ekspresi positif. Senyuman, ekspresi wajah dan tatapan mata mampu memancarkan aura penuh semangat.

2.    Powerfull Question
Seorang pimpinan sering kali melontarkan pertanyaan saat menggelar rapat dengan para karyawannya. Namun para karyawan terkadang merasa tertekan dan berada di jalan buntu. Hal tersebut karena pertanyaan dari pimpinan bersifat close ended question, misalnya :
“Omset bulan kemarin merosot sampai 30%. Ini karena bagian marketing lebih senang main FACEBOOK dari pada memprospek konsumen. Benar tidak ???”

Nah…apa yang harus dijawab oleh para karyawan jika pimpinan melontarkan pertanyaan seperti di atas? Serba salah bukan. Dijawab “benar Pak” berarti mengakui kesalahannya dan harus menerima punishment, jika dijawab “tidak Pak” malah dianggap berbohong.

Akan kah lebih baik seorang pimpinan memberikan pertanyaan yang open ended question. Misalnya :
“Omset bulan kemarin merosot sampai 30%. Ada yang punya solusi untuk meningkatkan omset di bulan ini ???”

Wow…pertanyaan semacam ini akan menumbuhkan inisiatif dan kreativitas. Nuansa dalam tim kerja juga semakin positif. Mau coba ?

3.    GROW Models
Ketika tim kerja mulai kebingungan menentukan arah, pimpinan harus bisa memberikan arah. Bagaimana cara praktis menentukan kembali arah yang hilang dan kembali fokus?. Selanjutnya kita akan membahas GROW Models yang bisa digunakan mengarahkan kembali tim kerja kita, untuk dealing bisnis bahkan untuk kehidupan pribadi. Berikut penjelasannya :

Goals > Realty > Options > Way forward (GROW)

  1. Goals (tujuan akhir)
Setiap kali tim kita mengalami kebingungan akan suatu hal, maka pertama-tama tanyakanlah GOALS yang ingin dicapai. Arahkan mereka untuk memikirkan: “Apa sih yang ingin kita capai”

Memikirkan tujuan akhir mampu menyingkirkan masalah-masalah yang tidak penting dan manghindarkan debat kusir yang melelahkan. Misalnya :
“Tujuan akhir (target) tim marketing bulan JUNI 2013 adalah omset sebesar Rp 1 M dan laba bersih Rp 200 juta”.

  1. Realty (kenyataan sekarang)
Setelah mengetahui tujuan akhir yang ingin dicapai, selanjutnya lakukan evaluasi kondisi terkini. Bagaimana kondisi tim kerja, kondisi pesaing, daya beli saat ini, stok barang, mengapa konsumen komplain, apa saja masalah di bagian produksi, bagaimana kondisi ceruk pasar dan semua kondisi terkini bisnis kita.

  1. Options (pilihan yang dimiliki)
Tahap selanjutnya adalah menggali semua pilihan SOLUSI. Libatkan semua divisi untuk mendapatkan banyak pilihan solusi.

  1. Way Forward (solusi)
Pilihan-pilihan solusi sudah didapatkan, tetapi tidak semuanya bisa dilakukan. Maka langkah terakhir adalah memilih solusi dan menetapkan tenggat waktu. Tidak ada lagi pilihan ganda, yang ada hanya solusi yang siap dilakukan. Tentukan siapa penanggung jawabnya, kapan dilaksanakan dan berapa pencapaian yang harus diraih. Tidak boleh ada lagi kebingungan dari tim kita. Semakin terperinci semakin baik. Langkah terakhir ini adalah ACTION.

Untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari, ada baiknya dibuatkan “list to do” atau job descrption yang jelas dan detail. Upayakan agar setiap pekerjaan ditulis supaya bisa dievaluasi. Langkah-langkah tersebut bisa dilakukan baik untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar.

*) Note :
Tulisan ini merupakan reinterpretasi dari materi yang disampaikan pengisi acara. Ada banyak penambahan istilah dan penjabaran yang dilakukan oleh penulis (Hildan Fathoni) tanpa menguarangi esensi materi pokok. Semoga bermanfaat dan terima kasih.

Sekian ulasan untuk sesi ke-1, insyaalloh akan kami lanjutkan ulasan untuk sesi selanjutnya. Semoga bermanfaat

Salam Smangat,



HILDAN FATHONI


Reaksi:

1 komentar:

  1. Semoga acaranya sukses, Aaamiin (y)
    Jadwal Pesta Wirausaha 2013 http://youtu.be/ZTewbGmOBsQ

    BalasHapus

Silahkan memberikan KOMENTAR :

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...